ПОЛОЖЕНИЕ

Об обработке персональных данных клиентов, поставщиков, контрагентов, агентов и иных лиц, не являющихся работниками Акционерного общества «Михневский завод электроизделий»

(АО «МЗЭИ»)

1.         Общие положения

1.1.      Настоящее Положение о защите персональных данных (далее – «Положение») разработано в соответствии с:

-           Конституцией РФ от 12.12.1993 г.;

-           Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;

-           Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

-           Гражданским кодексом Российской Федерации;

-           Постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;

-           Постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».

1.2.      Настоящее Положение устанавливает порядок обработки персональных данных клиентов, поставщиков, контрагентов, агентов и иных лиц, не являющихся работниками в Акционерном обществе «Михневский завод электроизделий» (АО «МЗЭИ») (далее – «Оператор») в связи с оказанием платных услуг, осуществлением своей основной деятельности, предусмотренной Уставом Оператора.

1.3. Целями сбора и обработки персональных данных Оператора являются:

• Заключение договоров;
• Взаимодействие между работниками Оператора;
• Осуществление документооборота Оператора;
• Взаимодействие с контрагентами Оператора;
• Подготовка отчётности;
• Оказание услуг в рамках деятельности Оператора, предусмотренной Уставом.

1.4.      Настоящее Положение утверждается и вводится в действие приказом директора, является обязательным для исполнения всеми работниками, имеющими доступ к персональным данным клиентов, поставщиков, контрагентов, агентов и иных лиц и т.д., которые являются потребителями платных услуг АО «МЗЭИ».

1.5.      Настоящее Положение вступает в силу с «28» сентября 2022 г.

2.         Термины и определения

2.1.      Персональные данные (ПД) - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому или юридическому лицу (субъекту персональных данных).

2.2.      Обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

2.3.      Автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.

2.4.      Информационная система персональных данных (ИСПД) - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

2.5.      Оператор персональных данных (оператор) - Общество, самостоятельно или совместно с другими лицами организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели обработки, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными. Обществом является юридическое лицо Акционерное общество «МЗЭИ» (ОГРН 1025005919212, ИНН 5045000578), юридический адрес: 142840, Московская обл., г.Ступино, р.п. Михнево, Старомихневский пр-д., вл. 10.

2.6.      Распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.

2.7.      Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

2.8.      Субъект персональных данных - физическое или юридическое лицо, данные которого обрабатываются.

2.9.      Блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).

2.10.    Уничтожение персональных данных – любые действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

2.11.    Конфиденциальность персональных данных - обязательное для оператора и иных лиц, получивших доступ к персональным данным, требование не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

3. Настоящее Положение применяется в отношении персональных данных которые могут быть получены Оператором:

• от физических лиц (работников и/или иных представителей) юридических лиц и/или индивидуальных предпринимателей;
• пользователей портала сайта, размещенного по адресу - https://www.mufta.ru/, (далее – «Сайт»), в том числе представители дилеров, иные третьи лица;
• иных субъектов, в связи с наличием у Оператора правоотношений, не противоречащих законодательству Российской Федерации, и которые могут быть однозначно соотнесены с конкретным физическим лицом и его персональными данными.

4.         Порядок получения, обработки, хранения и передачи персональных данных

4.1.      Получение персональных данных.

4.1.1.   Все персональные данные следует получать от самого субъекта. Если персональные данные субъекта можно получить только у третьей стороны, то субъект должен быть уведомлен об этом или от него должно быть получено согласие.

4.1.2.   Общество должно сообщить субъекту о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, характере подлежащих получению, перечне действий с персональными данными, сроке, в течение которого действует согласие, и порядке его отзыва, а также о последствиях отказа субъекта дать письменное согласие на их получение.

4.2.      Обработка персональных данных.

4.2.1.   Оператор в своей деятельности обеспечивает соблюдение принципов обработки персональных данных, указанных в ст. 5 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 года.

4.2.2.   При обработке персональных данных Оператор будет осуществлять следующие действия с персональными данными: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

4.2.3.   Обработка персональных данных осуществляется:

а) с согласия субъекта персональных данных;

б) без согласия субъекта в следующих случаях, если:

-           персональные данные являются общедоступными;

-           персональные данные относятся к состоянию здоровья и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия невозможно;

-           по запросу (требованию) полномочных государственных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.

4.2.4.   Обрабатываемые персональные данные соответствуют целям обработки, которые указаны в п.1.3. настоящего Положения.

4.2.5.   Оператор вправе обрабатывать персональные данные только с согласия субъекта персональных данных.

4.2.6.   Так как организация работает с персональными с данными клиентов, поставщиков, контрагентов, агентов и иных лиц, следует получать согласие на обработку от каждого субъекта (п. 1 ч. 1 ст. 6 и ст. 9 Федерального закона о персональных данных).

4.2.7. Форма заявления о согласии физического лица на обработку персональных данных указана в Приложении № 1 к настоящему Положению.

4.2.8.   Форма заявления согласия на обработку персональных данных юридических лиц указана в Приложении № 2 к настоящему Положению.

4.2.9.   Форма согласия на распространение персональных данных контрагентов, клиентов, поставщиков, агентов и иных лиц, не являющихся сотрудниками АО «МЗЭИ» указана в Приложении № 3 к настоящему Положению.

4.2.10.  Согласие на обработку персональных данных и согласие на распространение персональных данных может быть получено в бумажном или электронном виде.

4.2.11.  Обработка персональных данных ведется:

-           с использованием средств автоматизации;

-           без использования средств автоматизации.

4.2.12.  Работники Оператора, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, должны быть ознакомлены под роспись до начала работы с данным Положением на обработку персональных данных.

4.3.      Хранение персональных данных.

4.3.1.   Персональные данные контрагентов (клиентов, поставщиков и агентов, но не ограничиваясь), которым оказываются услуги хранятся на электронных и бумажных носителях.

4.3.2.   Персональные данные в электронном виде хранятся в локальной компьютерной сети Общества, в электронных папках и файлах в персональных компьютерах работников, допущенных к обработке персональных данных.

4.3.3.   Ответы на письменные запросы других организаций и учреждений о персональных данных даются только с письменного согласия самого лица, если иное не установлено законодательством. Ответы оформляются в письменном виде, на бланке Общества, и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных данных.

4.3.4.   Персональные данные могут передаваться между собой работниками Общества, имеющими доступ к работе с персональными данными в пределах Общества.

4.3.5.   Сроки хранения договоров, содержащих персональные данные, а также сопутствующих их заключению, исполнению документов соответствует срокам хранения, установленным для хранения договоров и соглашений, определенных Приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года № 236- 5 лет с даты прекращения действия договорных отношений с Обществом.

4.3.6.   В течение срока хранения персональные данные не могут быть обезличены или уничтожены.

4.3.7.   По истечении срока хранения персональные данные должны быть обезличены в информационных системах и уничтожены на бумажном носителе в порядке, установленном в Положении и действующем законодательстве РФ.

4.3.8.   При осуществлении хранения персональных данных Оператор использует базы данных, находящиеся на территории Российской Федерации в соответствии с ч.5 ст.18 Федерального закона «О персональных данных».

4.4.      Передача персональных данных.

4.4.1.   Оператор передает персональные данные третьим лицам в следующих случаях:

1)         с согласия субъекта персональных данных;

2)         без согласия субъекта в следующих случаях, если:

-           персональные данные являются общедоступными;

-           персональные данные относятся к состоянию здоровья и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия невозможно;

-           по требованию полномочных государственных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.

По мотивированному запросу исключительно для выполнения возложенных законодательством функций и полномочий персональные данные субъекта персональных данных без его согласия могут быть переданы:

-           в судебные органы в связи с осуществлением правосудия;

-           в органы государственной безопасности;

-           в органы прокуратуры;

-           в органы полиции;

-           в следственные органы;

-           в иные органы и организации в случаях, установленных нормативными правовыми актами, обязательными для исполнения.

5.         Состав персональных данных

5.1. В Обществе в целях оказания услуг обрабатываются следующие категории персональных данных:

• паспортные данные;
• номера контактных телефонов;
• адрес электронной почты;
• иные персональные данные, необходимые для оказания платных услуг и заключения Договоров.

6.         Защита персональных данных

6.1.      Оператор устанавливает требования к защите персональных данных при их обработке и защищенность таких данных в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».

6.2.      Система защиты персональных данных включает в себя организационные и (или) технические меры, определенные с учетом актуальных угроз безопасности персональных данных и информационных технологий, используемых в информационных системах.

6.3.      Защите подлежит:

-           информация о персональных данных субъекта;

-           документы, содержащие персональные данные субъекта;

-           персональные данные, содержащиеся на электронных носителях.

6.4.      Основными мерами защиты персональных данных, используемым Оператором, являются:

-           назначение лиц, ответственных за обработку персональных данных, которые осуществляют организацию обработки персональных данных, обучение и инструктаж, внутренний контроль за соблюдением обществом и его работниками требований к защите персональных данных;

6.5.      Оператор осуществляет внутренний контроль и (или) аудит соответствия обработки персональных данных ФЗ от 27.07.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, политике оператора в отношении обработки персональных данных локальным актам Оператора.

6.6.      Оператор осуществляет оценку вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения настоящего Федерального закона, соотношение указанного вреда и принимаемых оператором мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных настоящим Федеральным законом.

6.7.      Обеспечение безопасности персональных данных, а также разработка и внедрение средств защиты персональных данных основывается на анализе угроз безопасности персональных данных.

7.         Уничтожение персональных данных.

7.1.      Под уничтожением персональных данных понимаются действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных на Сайте, локальных компьютерных сетях, в бумажном и электронном виде и/или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

7.2.      Субъект персональных данных вправе в письменной форме требовать уничтожения своих персональных данных в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки.

7.3.      В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных Оператор осуществляет блокирование таких персональных данных.

7.4.      Уничтожение персональных данных осуществляется путем удаления информации с использованием сертифицированного программного обеспечения с гарантированным уничтожением.

7.5.      При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, если:

• иное не предусмотрено договором;
• оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» или иными федеральными законами.
• иное не предусмотрено иным соглашением между оператором и субъектом персональных данных.

7.6.      Прекращением обработки персональных данных является достижение целей обработки персональных данных, истечение срока действия согласия или отзыв согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, а также выявление неправомерной обработки персональных данных.

7.7.      В соответствии с ч. 4 ст. 21 Закона о персональных данных, Оператор уничтожает персональные данные в течение 30 (тридцати) дней, если у документов не истекли сроки хранения.

8.         Конфиденциальность

8.1.      Оператор и ответственное лицо, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

8.2.      Ответственное лицо, в соответствии со своими полномочиями владеющие информацией о персональных данных, получающее и использующее ее, несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

8.3.      Каждый работник, получающий для работы конфиденциальный документ, несет единоличную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации.

8.4.      За неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него обязанностей по соблюдению установленного порядка работы со сведениями конфиденциального характера Общество вправе применять предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации дисциплинарные взыскания.

8.5.      Ответственное лицо и работники, в обязанность которых входит обработка персональных данных, обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом. Неправомерный отказ в предоставлении собранных в установленном порядке документов, либо несвоевременное предоставление таких документов или иной информации в случаях, предусмотренных законом.

8.6.      В соответствии с Гражданским кодексом лица, незаконными методами получившие информацию, составляющую служебную тайну, обязаны возместить причиненные убытки, причем такая же обязанность возлагается и на работников.

8.7.      Неправомерность деятельности органов государственной власти и организаций по сбору и использованию персональных данных может быть установлена в судебном порядке.

9.         Ответственность

9.1.      Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

9.2.      К работнику, ответственному за хранение персональных данных, работодатель вправе применить одно из дисциплинарных взысканий, предусмотренных ст. 192 ТК РФ: замечание, выговор, увольнение. Работодатель вправе по своей инициативе расторгнуть трудовой договор при разглашении охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей.

9.3.      Персональные данные являются одним из видов охраняемой законом тайны, и защита их конфиденциальности, согласно которой в ситуации, если лицо, имеющее доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, разгласило сведения, составляющие персональные данные, административный штраф будет начислен в размерах, предусмотренных действующим законодательством.

9.4.      Сторона, которая получает в ходе переговоров, заключения договоров, конфиденциальную информацию о персональных данных обязана возместить другой Стороне убытки, которые причинила в результате раскрытия конфиденциальной информации или использования её для своих целей. Неустойка за раскрытие конфиденциальной информации устанавливается в договорах при оказании услуг.

10.       Заключительные положения

10.1.    Настоящее Положение утверждается приказом руководителя Общества. Положение вступает в силу с даты издания приказа о принятии Положения. Срок данного Положения не ограничен.

10.2.    В Положение могут быть внесены изменения и/или дополнения. Все изменения и/или дополнения к настоящему Положению являются действительными, если они совершены в письменной форме и утверждены приказом руководителя Общества.

10.3.    Настоящее Положение может утратить силу досрочно как противоречащее законодательным актам РФ и локальным нормативным актам Общества.

10.4.    Все споры, связанные со сбором, хранением, обработкой и передачей персональных данных, возникающие между участниками трудовых отношений, решаются в порядке, определенном действующим законодательством по месту нахождения Оператора.